Angebote, Anträge und Baupläne. Mit diesen einfachen Tools behältst Du den Überblick!

Geht es Dir manchmal so, dass Du zu Beginn einer neuen Sache ganz euphorisch bist und spätestens nach dem dritten Step dann das große Erwachen kommt und all Deine wunderbare Motivation des Beginns dahin ist? Nicht anders geht es den meisten, bei den Themen Hausbau, Sanierung oder Umbau. Schnell kommen einem die ganzen Angebote, Baupläne und Antragsformulare wie ein großer Dschungel vor. Oftmals fühlen wir in diesem Zusammenhang Überforderung, Stress und der Spaß bleibt sowieso auf der Strecke?

Nach den ersten Gesprächen mit Architekt:innen oder dem Hausbauanbieter gehen einem viele Fragen durch den Kopf: Wo fange ich eigentlich an? Was mache ich zuerst? Wieviel werde ich investieren müssen? Und wo bekomme ich die Fachleute her?

Erfahrungsgemäß passiert es dann schnell, dass Menschen bei der Vielzahl der zu treffenden Entscheidungen den Mut verlieren und letztendlich frustriert in ihr Bauprojekt starten.

• Wie behalte ich am besten den Überblick?
• Was versteht man eigentlich unter einem Projekt?
• Was heißt das jetzt konkret für die Umsetzung eines Bauprojektes?
• Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen!

Wie behalte ich am besten den Überblick?

Das Zauberwort für einen langfristigen Durchblick heißt To-Do-Listen. Die einen lieben sie, die anderen finden diese Listen nur nervig. Doch damit man im Dschungel von Anträgen, Bauplänen und Angeboten den Überblick nicht verliert und alle zu erledigenden Schritte überblicken kann, empfiehlt es sich, mit diesem klassischen Tool zu arbeiten, in dem Aufgaben mit klaren Zeitschienen und Verantwortlichkeiten definiert sind. Findest Du diese langweilig und nicht mehr zeitgemäß? Dann können Dich heute auch bereits effektive Onlinetools wie Asana oder Miro unterstützen. Dort kannst du individuell Projekte online verwalten und mit allen Projektbeteiligten teilen.

Was versteht man eigentlich unter einem Projekt?

Wenn wir uns die offizielle Definition im klassischen Sinn des Projektmanagements anschauen, hat ein Projekt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Projekte stellen oft besondere sowie innovative Herausforderungen dar und haben einen konkreten Auftrag, der in Termine, Kosten und Leistungen sowie in Stakeholder-Zufriedenheit begrenzt ist. Daraus ergeben sich drei wesentliche Projektarten wie Investitionsprojekte, Forschungs- und Entwicklungsprojekte sowie Organisationsprojekte. Unser Hausbauprojekt zählt hierbei zu den Forschungs- und Entwicklungsprojekten.

Gerade wenn die Komplexität eines Projektes zunimmt, ist es von Vorteil, auf grundlegende Projektmanagementprinzipien, Vorgehensweisen, Rollenmodelle und Werkzeuge zurückzugreifen. Soweit die Theorie.

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Was heißt das jetzt konkret für die Umsetzung eines Bauprojektes?

Mit der Anwendung von fünf Phasen des Projektmanagement-Prozesses behältst Du in Deinem Projekt den Überblick:

1. Projektstart

In dieser Phase werden Nutzen, Machbarkeit und Wert bestimmt. Dabei ist es wichtig, Deine Projektziele und Deinen Kostenrahmen zu definieren sowie eine Kosten-Nutzen-Analyse aufzustellen. Konkret bedeutet es zu klären, welchen Nutzen Du dir durch Dein Hausbauprojekt erhoffst. Das können zum Beispiel höhere Wohnqualität, mehr Platz oder eine gewisse Barrierefreiheit sein. Wichtig ist dabei, von Anfang an das Gesamtbudget zu klären.

Möchtest Du als Familie zum Beispiel mehr Platz für das gemeinsame Abendessen realisieren, ist hier zu klären, was das konkret für jedes Familienmitglied bedeutet. Integration der Küche in den Raum, Erweiterung des Wohnbereiches oder ein großzügiger Esstisch? Nach dieser Beschreibung sollte letztendlich feststehen: Wer, was, warum, wie und zu welchem Preis. Mit dieser Beschreibung weiß jeder Beteiligte im Projekt, was die Ziele sind und warum sie an dem Projekt arbeiten.

2. Projektplanung

Diese Phase ist die entscheidende in Deinem Hausbauprojekt, denn hier wird der Projektplan mit Meilensteinen ausgearbeitet. In diesem Plan sind dann Ressourcen und Budgets zugewiesen und das Projektteam wird zusammengestellt.

Ein wichtiger Punkt in dieser Phase ist, die Stakeholder, also interessierte und mitwirkende Parteien, für Dein Projekt, zu kennen und zu benennen. Das können zum Beispiel Familienmitglieder, Nachbar:innen, Freund:innen oder beauftragte Handwerker:innen sein. Diese kannst Du in einer sogenannten Stakeholdermatrix darstellen. Wer sind sogenannte Promotoren (Unterstützer), Opponenten (mögliche Verhinderer mit hohem Konfliktpotenzial) oder sogenannte Hopper (Stakeholder mit wechselnden Positionen). Wenn im Vorfeld klar ist, welcher Stakeholder welches Verhalten an den Tag legt, wird sich das am Ende positiv auf den Projekterfolg auswirken. Denn dann bist Du für vieles gewappnet und hast mögliche Risiken, die das Projekt stark behindern können im Blick.

Aus Erfahrung wissen wir, dass es auch in Familien vorkommen kann, dass die Kinder oder der Partner nicht ganz einverstanden sind mit dem Neu- oder Umbau einer Immobilie. So kann es bei dem großzügigen Erker oder der hochmodernen Haustechnik schon einmal ordentlich Ärger geben. Auch Fachfirmen geben gern einmal Versprechen ab, die im Handwerkeralltag schwer einzuhalten sind. Daher sind schriftlich fixierte Absprachen und das Durchdenken von Alternativen stets unabdingbar an dieser Stelle.

3. Projektdurchführung

In dieser Phase erfolgt die tatsächliche Umsetzung Deines Projektes, denn hier wird der dargelegte Plan in die Tat umgesetzt. Folgende Fachkompetenzen des Projektmanagers kommen an dieser Stelle zur Anwendung:

• Methodenkompetenz: Kennen und Anwenden von entsprechenden Techniken und Methoden,
• Soziale Kompetenz: Entschärfen von Konflikten, Stakeholdermanagement, Teamentwicklung,
• Führungskompetenz: Führen von Projekten und Change-Prozessen. 

4. Projektüberwachung

Ein entscheidender Faktor bei der Projektüberwachung ist das Messen und Verfolgen von Terminen, Kosten und Leistungen sowie der Stakeholder Zufriedenheit.

Im Detail heißt das:

• Werden besprochene Termine eingehalten?
• Reicht das vorhandene Budget noch aus?
• Wie ist der Fortschritt des Projektes?
• Müssen gegebenenfalls Alternativen her oder sollten Arbeitsschritte nachjustiert werden?

In sogenannten Sprints wird nach einem definierten Zeitraum geschaut, wo das Projekt steht. Gibt es neueste Erkenntnisse, Probleme oder Erfolge, die es zu feiern gibt? Für die Nachverfolgung an sich gibt es heute unterschiedliche Onlinetools, bei denen man auf sogenannten Dashboards, die Projektmetriken visualisieren kann. Es besteht sogar die Möglichkeit mit diesen Tools, der Familie und allen anderen Beteiligten online die Planung und den Projektfortschritt transparent aufzuzeigen.

5. Projektabschluss

Mit dem Abschluss des Projektes gilt es, die letzten Aufgaben abzuschließen und das Projektergebnis an die Stakeholder zu übergeben. Im Projektabschlussgespräch kann außerdem besprochen werden, was gut lief und was im nächsten Projekt verbessert werden kann. Ganz wichtig: Der Projektabschluss sollte stets mit dem Team gefeiert werden.

Fazit: Gut geplant ist halb gewonnen!

Ein gutes Projektmanagement aufzusetzen, auch für ganz private Themen, wirkt erst einmal aufwendig und zeitintensiv. Gute Planung rentiert sich immer, das haben die Erfahrungen anderer Bauherr:innen gezeigt. Scheint Dir das alles dennoch zu aufwendig neben all den alltäglichen Themen zwischen Beruf, Familie und anderen Herausforderungen, empfiehlt sich wie so oft die Zusammenarbeit mit Projektplaner:innen.Trotz Zusatzinvestition für dieses Gewerk spart letztendlich gerade deren Erfahrungswissen und Netzwerkkompetenz am Ende nicht nur Zeit und Geld, sondern bringt stets auch eine ordentliche Portion Gelassenheit und Spaß bei der Durchführung von anspruchsvollen Hausbauprojekten mit sich. So let the magic happen.

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